Manajemen Ruang untuk Bahan Gudang

Manajemen Pergudangan atau Ruang

Gudang memiliki pengertian sebagai fasilitas khusus, yang bersifat tetap yang direncanakan untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang paling rendah. Atau suatu sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi, untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material/produk yang disimpan dalam gudang sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi.

Manajemen pergudangan ialahsuatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang agar barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik dan didistribusikan kepada peminta pada waktu , spesifikasi dan jumlah yang tepat. Beberapa waktu yang lampau ruang lingkup pergudangan hanya meliputi; penerima barang, penyimpanan barang, pengeluaran barang namun saat ini di mana adanya e-commerce, integrasi pada proses supply chain, era globalisasi, dan proses yang just-in-time.Pergudangan menjadi semakin kompleks dibandingkan sebelumnya bahkan cenderung menjadi beban biaya yang semakin mahal.

Tujuan gudang adalah untuk menyimpan produk sampai dengan produk tersebut berada di tangan pembeli, dengan demikian gudang berperan dalam menghubungkan antara fasilitas produksi dengan pembeli atau pemasok dengan fasilitas produksi.Adapun kegiatan-kegiatan di gudang diantaranya sebagai berikut :

ü  Kegiatan Identifikasi

Kegiatan identifikasi adalah proses mengenali semua stock barang secara sistematis.

ü  Kegiatan Menerima

Kegiatan menerima adalah proses mendapatkan barang, peralatan, dan komponen, alat-alat perlengkapan proses manufaktur atau operasi serta barang jadi.

ü  Kegiatan Inspeksi

Kegiatan inspeksi adalah kegiatan memeriksa jumlah dan mutu barang yang datang, kegiatan ini dlakukan oleh bagian ( Quality Control ). Namun ada juga yang dilakukan oleh karyawan bagian penyimpanan.

ü  Kegiatan Menyimpan

Kegiatan menyimpan adalah kegiatan yang mencakup merencanakan,mengatur dan mengendalikan barang dalam gudang, menangani barang dan peralatan-peralatan dalam gudang. Serta menjaga kondisi barang dalam gudang.

ü  Kegiatan Mengeluarkan

Kegiatan mengeluarkan adalah proses yang diawali dari menerima permintaan barang,memilih barang yang sesuai,menyerahkan barang yang diinginkan para pengguna,terkadang dalam proses ini tercangkup juga kegiatan pengemasan dan pemuatan barang kedalam kendaraan tertentu untuk dikirimkan.

ü  Kegiatan Mencatat

Kegiatan mencatat adalah mencatat dilakukan dengan manual atau menggunakan komputer, tujuanya untuk menjamin keseimbangan antara berita penerimaan dan pengeluaran barang .

1. Fungsi dan Peran Pergudangan

Gudang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai bahan, mempunyai fungsi multi dimensi antara lain sebagai tempat penyimpanan bahan mentah (raw material), barang setengah jadi (intermediate goods), ataupun tempat penyimpanan produk yang sudah jadi (finished goods),  sebagai penyanggah (buffer stock), tempat sortasi, tempat pengepakan (packaging), labeling, dan tempat penampungan barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang.

Di samping itu gudang mempunyai peranan yang cukup penting dalam menunjang kegiatan industri dan perdagangan, yaitu dalam kegiatan produksi dan pendistribusian barang. Tetapi penataan keberadaan gudang belum sebagaimana yang diharapkan, karena penanganannya masih terpisah-pisah antar sektor sesuai dengan kebutuhan "ad – hock", untuk itu agar keberadaan gudang dapat lebih berperan dalam menunjang kegiatan produksi dan kelancaran arus distribusi barang harus ditangani secara terintegrasi yang penanganannya antara lain meliputi :

1. Kegiatan usaha jasa pergudangan, antara lain jenis jasa apa saja;

2. Kebijaksanaan instansi terkait dalam mengatur pergudangan;

3. Potensi gudang yang dapat dimanfaatkan dan lain-lain.

         Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :

1. Administrasi.

2. Penerimaan barang.

3. Penyimpanan barang.

4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.

5. Pengeluaran barang.

      Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1. Pengendalian Operasional

2. Pengendalian Biaya

3. Pengendalian Personalia

2. Jenis Gudang

Gudang Umum yaitu gudang yang digunakan untuk kepentingan umum (Public Warehouse); Kegiatan perusahaan jasa pergudangan bagi siapapun dalam menyewakan ruangan gudang untuk penimbunan dan jasa-jasa lainnya dengan pungutan biaya. Karena kegiatan penyelenggaraan kegiatan warehousing ini menyangkut penyimpanan / penimbunan barang milik pihak ketiga, maka kegiatannya biasanya diatur oleh ketentuan-ketentuan Pemerintah, misalnya yang menyangkut syarat-syarat penyelenggaraan kegiatan, perizinan, tanggung jawab, tarif, dan lain-lain.

Gudang umum / Public Warehouse terdiri dari :

1).  General Purpose Warehouse (Distribution Warehouse)

      General Purpose Warehouse adalah gudang yang diusahakan didaerah market /distributor,khususnya dalam rangka penimbunan barang-barang general cargo untuk kepentingan penyaluran barang selanjutnya kepada manufacturers, wholesaller atau retailers/pengecer, dengan melakukan kegiatan penerimaan,penimbuanan,penyererahan barang-barang,pengangkutan,pengapalan dan lain-lain.

2). Cold Storage

Cold Storage merupakan gudang untuk penyimpanan/penimbunan barang-barang yang mudah rusak karena pembusukan ataupun penurunan kualitas, untuk pengamanannya diperlukan fasilitas gudang yang dilengkapi dengan alat-alat pengontrol temperatur, kelembaban udara ataupun sistem ventilasi tersendiri.

3). Special Commodity Warehouse

 Special Commodity Warehouse adalah gudang yang dipergunakan untuk menyimpan/menimbun barang-barang hasil pertanian/agriculture yang biasa terdapat di daerah produksi pertanian, khusus kepentingan para pedagang perantara/tengkulak atau produsen. Selain kegiatan-kegiatan sebagaimana dalam General Purpose, biasanya juga dilakukan kegiatan-kegiatan processing, sorting, balling dan bagging. Sebagai contoh : Gudang Kakao, Lada, Kapas, dan lain-lain.

4). Gudang Api

Gudang Api adalah gudang yang disediakan untuk menyimpan/menimbun barang-barang yang berbahaya karena mudah terbakar/explosive.

5). Gudang di dalam wilayah Bonded Warehouse/Kawasan Berikat

Gudang di dalam wilayah Bonded Warehouse/Kawasan Berikat merupakan gudang yang berada dalam pengawasan pabean untuk menyimpan/menimbun termasuk didalamnya kegiatan processing, asembling, repacking dan lain-lain terhadap barang impor dengan mendapat fasilitas kepabeanan selama barang tersebut tidak dikeluarkan ke daerah pabean Indonesia lainnya.

6). Gudang Pelabuhan

Gudang Pelabuhan adalah gudang yang berlokasi di pelabuhan-pelabuhan di-lini I yang dikuasai oleh penguasa pelabuhan dan gudang-gudang ini digunakan untuk menyimpan/menimbun barang-barang dalam rangka impor/ekspor, pemasukan dan pengeluaran barang dari dan ke daerah pabean Indonesia lainnya, yang sepenuhnya menjadi kewenangan Administrator Pelabuhan dan pengawasan petugas pabean.

7). Gudang berbentuk Tangki dan Silo

Gudang berbentuk Tangki dan Silo adalah gudang atau tempat atau ruangan yang pada umumnya digunakan untuk menyimpan/menimbun barang berbentuk cair dan gas, misalnya : minyak goreng, minyak tanah, bensin, gas dan lain-lain.

Gudang Khusus yaitu gudang yang digunakan untuk kepentingan pemilik gudang itu sendiri (Private Warehouse): Pemanfaatan gudang untuk pemiliknya sendiri, adalah fasilitas pergudangan yang khusus untuk meyimpan/menimbun barang memilikinya sendiri dan tidak berkewajiban untuk menerima barang-barang milik orang lain.

3. Layout Gudang 

Menurut James M.Apple ,perancangan tata letak (layout) didefinisikan sebagai perencanaan dan integrasi aliran komponen-komponen suatu produk untuk mendapatkan intelerasi yang paling efektif dan efisien antar operator, peralatan dan proses tranformasi material dari bagian penerimaan sampai ke bagian pengiriman produk jadi, selain ditentukan oleh besarnya ruangan ditentukan juga oleh cara mengatur layoutbarang yang disimpan(layout ruang  gudang). Gudang dengan tataruang sembarangan dan berserakan tentunya kurang efisien dibandingkan dengan tata ruang yang diatur dengan rapih.

Selain hal tersebut diatas, terdapat hal lain yang harus diperhatikan, yaitu jenis barang yang disimpan apakah barang tersebut termasuk antara lain :

§  Fastmoving, yaitu barang yang sirkulasinya cepat,biasanya berupa barang-barang yang laku cepat atau yang sering dibutuhkan dalam produksi.

§  Slowmoving, yaitu barang yang sirkulasinya lambat,biasnaya berupa barang-barang yang lakunya lama atau tidak sering diutuhkan dalam produksi.

Jenis Layout Gudang

Berdasarkan arus keluar masuk barang, terdapat beberapa bentuk layout gudang yang dapat di terapkan , yaitu :

1.      Arus Garis Lurus Sederhana

Dengan menggunakan layout arus garis lurus sederhana , arus barang akan membentuk garis lurus. Proses keluar masuk barang tidak melalui lorong atau gang yang berkelok kelok sehingga proses peyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih cepat. Lokasi barang yang disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan di lokasi yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya , barang yang bersifat slow moving disimpan di lokasi yang dekat dengan pintu masuk. Arus garis lurus sederhana adalah seperti pada gambar berikut :

2.      Arus “U”

                       Dengan menggunakan layout arus “U” , arus barang berbentuk “U”. Proses keluar masuk barang melalui lorong atau gang yang berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif lebih lama. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk. Layout dengan arus “U” adalah seperti gambar berikut :

3.      Arus “L”

Dengan menggunakan layout  arus “L”, arus barang berbentuk “L”. Proses keluar masuk barang melalui lorong atau gang yang tidak terlalu berkelok-kelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif cepat. Lokasi barang yang akan disimpan dibedakan antara barang yang bersifat fast moving dan slow moving. Barang yang bersifat fast moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu keluar sebaliknya barang yang bersifat slow moving disimpan dilokasi yang dekat dengan pintu masuk layout dengan arus “L” adalah seperti gambar berikut :

4. Prinsip Merancang Layout Gudang

Terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam merancang layout gudang untuk arus gudang yg dirancang dapat digunakan sepenuhnya, yaitu :

§  Untuk barang-barang yg bersifat fast moving, sebaiknya diletakan dekat dengan pintu keluar.

§  Untuk barang-barang yg bersifat slow moving, sebaiknya diletakkan jauh dari pintu keluaratau dekat dengan pintu masuk.

§  Jalan masuk dan keluar hendaknya diatur sedemikian rupa agar memudahkan keluarnya barang, baik dengan bantuan alat pemindah maupun tanpa alat pemindah.

§  Bila kegiatan didalam gudang sangat padat atau sangat tinggi, baik itu frekuensi kegiatan mengeluarakan dan memasukan barang, sebaiknya pintu masuk dan pintu keluar dipisahkan.

§  Sebaiknya lorong yg dilalui barang tidak berkelok-kelok.

Selain prinsip di atas, masih terdapat hal penting yang perlu diperhatikan dalam merancang layout gudang,yaitu :

§  Rintangan keluar masuknya barang

Adanya rintangan dapat menyebabkan tertundanya pengangkutan barang atau bahkan sampai menghentikan arus keluar masuknya barang tersebut. Rintangan yang terjadi dapat berupa menumpuknya barang didekat pintu masuk atau keluar, alat-alat pemindah diletakkan di lorong-lorong yang dilalui sebagai jalan masuknya keluar barang, atau banyaknya bekas pembungkus kemasan yang dibiarkan begitu saja.

§  Lorong / Gang

Lebar lorong yang digunakan haruslah direncanakan dengan cermat dan harus sedikit lebih lebar dibandingkan dengan alat pemindah yang digunakan, agar alat pemmindah dapat bergerak dengan leluasa.

§  Letak tumpukan barang

Tumpukan barang harus diletakkan ditempat masing-masing agar lorong-lorongnya mudah dilalui. Jagalah jangan sampai tumpukannya menonjol keluar sehingga akan menyempitkan lorong dan akan terlihat kurang rapi. Selain itu, jika barang ditumpuk tidak beraturan maka akna diperlukan tenaga khusus untuk memindahkan tumpukan barang-barang lain untuk mencari barang yang dibutuhkan.

§  Gudang sementara

Sebaiknya disediakan gudang sementar untukmeletakan barang-barang sambil menunggul penempatan atau pengeluaran barang. Gudang sementara bisa juga digunakn untuk menila kualitas dan kuantitas barang.

§  Pintu darurat

Adanya pintu darurat berfungsi sebagai akses jalan masuk serta jalan keluar apabila terjadi kebakaran atau musibah lain, pintu darurat diletakan di tempat yang mudah dijangkau, mudah dlihat oleh orang, dan ukurannya dibuat lebih besar agar bisa dilalui orang banyak.

  

5. Perancangan Layout Fasilitas Gudang                                   

Perancangan layout fasilitas gudang meliputi menganalisis, membentuk konsep, merancang , dan muwujudkan sistem bagi pembuatan barang dan jasa. Rancangan ini umumnya digambarkan sebagai rencana lantai, yaitu satu susunan fasilitas fisik (perlengkapan ,tanah, bangunan, dan sarana lainnya) untuk mengoptimalkan hubungan antara petugas pelaksana, aliran barang, aliran informasi, dan tata cara yang diperlukan untuk mencapai tujuan usaha secara singkat, ekonomis dan aman.

Dalam perancangan layout fasilitas gudang ini, pada dasarnya merupakan proses pengurutan dari suatu perancangan layout yang sistematis. Urutan proses tersebut diantaranya :

1)      Menentukan gudang

2)      Ongkos Material Handling (OMH) / Ongkos diganti dengan jarak

3)      Tabel skala prioritas (TSP)

4)      Area Relationship Diagram (ARD)

5)      Area Alocation Diagram (AAD)

6)      Template

6. Faktor–faktor yang perlu diperhatikan dalam Merancang atau Menentukan Gudang

a.    Jenis-jenis Gudang

b.    Konstruksi Gudang

c.    Bentuk Gudang

d.    Keamanan Gudang

e.    Pelaksanaan penyimpanan

f.     Aliran di Gudang

g.       Pengelola Gudang

h.      Jenis Barang

i.         Prosedur Penyimpanan

j.        Pemakaian Alat Bantu

k.    Lokasi Gudang

-          Aksebilitasi (mudah dicapainya)

-          Utilitasi (lama pemakaiannya)

-          Komunikasi

-          Bebas dari banjir

-          Mampu menampung barang

-          Keamanan (Safety)

l.         Desain Gudang

-          Kemudahan bergerak

-          Sirkulasi udara

-          Mudah perawatannya

-          Pengaturan barang sistematis

-          Penyimpanan dingin

-          Pengggunaan palet (Alas, Papan)

7. FIFO(First In First Out)

FIFO (First In First Out) adalah prinsip dimana barang yang pertama kali keluar, harus lebih dulu keluar dibandingkan barang yang datang kemudian. Prinsip ini perlu diterapkan agar barang yang disimpan di gudang selalu barang yang lebih baru. Hal ini untuk menghindari terjadinya barang kedaluwarsa untuk barang yang memiliki masa waktu penggunaan, barang nampak bersih karena selama penyimpanan di gudang dapat terkena debu, packaging barang tidak rusak dan selalu baru, barang terhindar dari kerusakan. Banyak manfaat yang didapat apabila prinsip FIFO ini diterapkan.

Read More

Fungsi Manajemen Perkantoran

Fungsi Manajemen Perkantoran
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya, di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor:

1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi/kantor adalah menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.

Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan. Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlian yang diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya, agar tercipta tata hubungan yang efisien.

2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses  pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat  digerakkan  sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses manajemen perkantoran.

3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

• a. Mendorong atau memberi semangat kerja
• b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.
• c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas organisasi.

4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

• a. Kualitas pekerjaan kantor
• b. Waktu pekerjaan kantor
• c. Metode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
• d. Biaya perkantoran
• e. Alat peralatan dan perabotan kantor
• f. Pelayanan kantor
• g. Dokumentasi.

Read More

Pengertian Manajemen Perkantoran

Pengertian Manajemen Perkantoran - Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran. (Office Management).

Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai.

Read More